Alfresco — Внутренний портал

Общая информация

Alfresco — это система для организации внутреннего портала компании, Alfresco позволяет организовать совместную работу сотрудников предоставляя следующие основные возможности:

  • Совместная работа с документами. Документ хранится на сервере, а не на компьютере одного из сотрудников, при этом при каждом сохранении документа, сохраняется его новая версия, автор изменения и время. На сервере хранятся все версии документа, таким образом, всегда существует возможность посмотреть кто, что и когда изменил, а также вернуться к более ранним версиям.
  • Совместная работа со статьями на внутреннем портале с использованием подхода Wiki. Wiki — это база знаний, состоящая из множества статей, имеющих ссылки друг на друга (как wikipedia.org).
  • Ведение дискуссий. Дискуссии — это своего рода форум, где любой сотрудник может создать новое обсуждение, а остальные сотрудники смогут в нем участвовать, оставляя свои сообщения. Это очень удобно, когда необходимо, чтобы обсуждение было зафиксировано и в будущем была возможность найти информацию о том, кто какие мысли высказывал и каков был результат обсуждения. К примеру это может быть принятие решений в рамках команды или проекта.
  • Ведение блогов.
  • Организация документооборота. По умолчанию в системе существует только один «Процесс» для системы документооборота, а именно процесс принятия (одобрения) документов. Пример: Документ должен быть одобрен Директором, для этого после окончания работы над документом необходимо запустить «Процесс» принятия документа и указать лиц, которые должны его одобрить (в данном случае это Директор). После этого в списке задач Директора появится новая задача принятия документа, где у него будет две опции «Принять» и «Отказать». Кроме этого существует возможность создавать свои собственные «Процессы», но для этого требуется привлечение компании разработчика ПО (такой как ProfIT Labs например).
  • Календарь событий. В календаре могут быть указаны события в компании или события в проекте, о которых необходимо знать определенному кругу лиц, например группе проекта или отделу.

Организация структуры внутреннего портала

Alfresco предполагает, что вся информация будет структурирована и разбита на «Сайты». Каждый сайт в свою очередь может содержать следующие разделы:

  • Wiki
  • Blog
  • Document Library
  • Links
  • Discussions
  • Calendar
  • Members

Сайты можно рассматривать как разделы портала. Как правило, создается следующий список сайтов:

  • Общий сайт компании — на нем публикуется информация доступная всем сотрудникам, например это могут быть различные бланки, должностные инструкции и так далее. Общие обсуждения.
  • Календарь событий компании.
  • Сайты отделов — внутренние документы отдела, обсуждения и календарь.
  • Сайты проектов — внутренние документы проекта, обсуждения и календарь.

У каждого сайта существует свой список пользователей, которые имеют к нему доступ. Также существует четыре варианта доступа:

  • Полный доступ
  • Только изменения своих записей и документов (добавление, редактирование, удаление)
  • Только общение в «Дискуссиях» и «Блогах»
  • Только чтение

Краткое описание функциональности и снимки экранов

Site Dashboard

После входа в систему, пользователь попадает на страницу «Dashboard», по умолчанию на этой странице находятся следующие компоненты:

  • Getting Started (возможность пригласить других сотрудников на сайт, настройка «Dashboard», настройка сайта).
  • Список недавно модифицированных документов, с автором изменения, датой и временем.
  • Список активностей на сайте — кто, что и когда добавил/изменил/удалил с возможностью фильтрации по промежутку времени: за день, неделю, две или четыре недели.
  • Список коллег.
  • Список ссылок.
Personal Dashboard

Каждый пользователь имеет свою собственную стартовую страницу “Dashborad”, которую можно настраивать по своему усмотрению на основе шаблонов разметки при помощи перетаскивания мышью. Доступны следующие компоненты:

  • Getting Started (возможность пригласить других сотрудников на сайт, настройка «Dashboard», настройка сайта).
  • Список недавно модифицированных мной документов.
  • Мои задачи — список созданных мною задач.
  • Моя RSS рассылка.
  • Мой краткий профиль.
  • Мой календарь.
  • Мои сайты.
  • Мой список активностей на сайте — кто, что и когда добавил/изменил/удалил с возможностью фильтрации по промежутку времени: за день, неделю, две или четыре недели.
Wiki

В Alfresco имеется модуль для создания гибкой справочно-информационной системы. В числе ее основных возможностей:

  • Простое создание страниц при помощи пользовательского интерфейса.
  • Создание межстраничных ссылок при помощи стандартной wiki разметки.
  • Автоматицеское создание целевой страницы и открытие ее для редактирования при помощи перехода по ссылке, которая ведет на несуществующую страницу.
  • Динамическая фильтрация страниц (теги, недавно измененные, недавно добавленные, мои страницы, главная страница).
  • Автоматическое отслеживание версий и истории изменения страниц.
  • Автоматическое перенаправление при попытке доступа переименованной странице.
Blog

Alfresco включает в себя систему блогов, которая имеет следующие особенности:

  • Возможность вести блог как внутри сайта, так и вне его, включая TypePad и WordPress.
  • Динамическая фильтрация (теги, черновики, последние, опубликованные внутри сайта/вне сайта, дата публикации).
  • Поддержка комментариев.
  • Архив — возможность найти старые публикации по дате.
  • RSS рассылка для недавних публикаций.
Document Library

Одной из основных подсистем Alfresco является библиотека документов. В числе ее основных возможностей::

  • Множественная загрузка файлов.
  • Динамическая фильтрация (теги, недавно добавленные, измененные мной, измененные другими).
  • Иерархическая система отображения файлов.
  • Большое количество метаданных — включающая имя, заголовок, описание, MIME тип и теги.
  • Система контроля версий предоставляет простой процесс обновления, комментарии к версиям, история версий.
  • Комментирование документов.
  • Миниатюрные изображения — автоматическая генерация мини изображений для многих типов документов включающих MSOffice, OpenOffice, Изображения, PDF.
  • Предпросмотр основанный на Flash.
  • Возможность выполнения операция (таких как копирование или перемещение) над несколькими файлами.
  • RSS рассылка последних изменений.
  • Система ограничения доступа позволяет ограничить доступ к документам для различных пользователей.
Links

Этот раздел позволяет пользователю сохранять необходимые ссылки.

  • Позволяет сохранять как внешние так и внутренние ссылки.
  • Добавление тегов к ссылкам.
  • Динамическая фильтрация (теги, все ссылки, мои ссылки, недавно добавленные).
Discussions

Alfresco имеет возможность создания различных тем для обсуждения по различным объектам системы, таких как: проекты, задачи, события и т.д.

  • Обсуждение в виде треда — создание темы обсуждения и ответы.
  • Динамическая фильтрация обсуждений (теги, новые, наиболее активные, все, созданные мной).
  • RSS рассылка для недавних обсуждений.
Calendar

Встроенный календарь обладает следующими функциями:

  • Различные варианты просмотра (день, неделя, месяц, события).
  • Добавление тегов к событиям.
  • Поддержка iCal.
Дополнительные возможности

  • Возможность подключения хранилища документов (Document Library) как сетевой диск в проводнике.
  • Поддержка протокола связи с общим хранилищем документов Alfresco для Microsoft Office и Open Office.